Bước 1: Rà soát, thống kê và lập danh mục hồ sơ hết giá trị

- Bộ phận văn thư – lưu trữ chủ trì phối hợp với các bộ phận rà soát toàn bộ hồ sơ trong kho.

- Căn cứ Danh mục thời hạn bảo quản hồ sơ hành chính (Thông tư 01/2019/TT-BNV) để xác định những hồ sơ gồm có:

+ Đã hết thời hạn bảo quản (5 năm, 10 năm, 20 năm…).

+ Không còn giá trị sử dụng trong thực tế.

+ Lập “Danh mục hồ sơ, tài liệu đề nghị tiêu hủy”, gồm các thông tin:

• Số và ký hiệu hồ sơ
• Tên hồ sơ, thời gian hình thành
• Thời hạn bảo quản
• Ghi chú (nếu có)

Bước 2. Thẩm định giá trị hồ sơ, tài liệu

- Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, gồm:

+ Lãnh đạo cơ quan (Chủ tịch Hội đồng)

+ Cán bộ lưu trữ (Thư ký Hội đồng)

+ Đại diện các bộ phận chuyên môn có tài liệu liên quan (Nếu có hồ sơ mật, mời đại diện phụ trách bảo mật tham gia)

+ Hội đồng xem xét:

• Tính pháp lý, lịch sử, thực tiễn của từng hồ sơ.
• Xác định tài liệu giữ lại, tiêu hủy hoặc chuyển lưu trữ lịch sử.

+ Lập Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

Bước 3: Quyết định tiêu hủy hồ sơ, tài liệu

- Trên cơ sở kết luận của Hội đồng, người đứng đầu cơ quan ban hành Quyết định tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị, nêu rõ:

+ Căn cứ pháp lý;

+ Danh mục hồ sơ được phép tiêu hủy;

+ Thành phần Hội đồng tiêu hủy;

+ Hình thức, thời gian, địa điểm tiêu hủy.

Bước 4. Thành lập Hội đồng tiêu hủy

- Hội đồng tiêu hủy gồm ít nhất 03 thành viên:

+ Đại diện lãnh đạo cơ quan (Chủ tịch Hội đồng)

+ Cán bộ lưu trữ (Thư ký)

+ Đại diện phòng ban có hồ sơ bị tiêu hủy

- Có thể mời thêm đại diện bảo mật, tài chính (nếu cần)

+ Hội đồng có nhiệm vụ:

• Tổ chức thực hiện việc tiêu hủy theo quyết định;
• Giám sát, đảm bảo hồ sơ bị tiêu hủy đúng quy trình;
• Lập biên bản tiêu hủy hồ sơ.

Bước 5: Tổ chức tiêu hủy hồ sơ

- Việc tiêu hủy phải bảo đảm:

+ An toàn, bí mật, không thể khôi phục nội dung.

+ Đúng phương pháp tùy loại tài liệu:

• Giấy: cắt vụn, nghiền nát, đốt kín, không để sót tro giấy.
• Điện tử: xóa dữ liệu bằng phần mềm chuyên dụng, hủy ổ đĩa, USB, CD, sao lưu.
• Hồ sơ mật: tiêu hủy riêng, có giám sát và ký xác nhận bảo mật.
• Ghi hình, chụp ảnh hoặc lập biên bản hiện trường (nếu quy định nội bộ yêu cầu).

Bước 6. Lập biên bản tiêu hủy hồ sơ

- Biên bản tiêu hủy hồ sơ, tài liệu phải ghi rõ:

+ Thời gian, địa điểm, thành phần Hội đồng;

+ Căn cứ pháp lý thực hiện;

+ Phương pháp tiêu hủy;

+ Danh mục hồ sơ đã tiêu hủy;

- Kết luận, xác nhận việc tiêu hủy hoàn tất.

- Biên bản có chữ ký của Chủ tịch, Thư ký và các thành viên Hội đồng, được đóng dấu cơ quan.

Bước 7. Lưu hồ sơ tiêu hủy

Hồ sơ tiêu hủy phải được lưu giữ vĩnh viễn tại bộ phận lưu trữ, bao gồm:

+ Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị;

+ Biên bản họp Hội đồng;

+ Quyết định tiêu hủy;

+ Danh mục tài liệu tiêu hủy;

+ Biên bản tiêu hủy;

+ Tài liệu chứng minh việc tiêu hủy (ảnh, video, chứng từ).

1. Thể loại văn bản công đoàn

1.1. Văn bản quy phạm nội bộ: Được ban hành để quy định hoặc hướng dẫn thực hiện trong hệ thống công đoàn. Gồm có: Quyết định, Quy chế, Quy định, Quy trình, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Đề án, Phương án, Thông báo, Báo cáo, Biên bản, Kết luận, Đề nghị, Tờ trình, Công văn, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy ủy quyền, Giấy chứng nhận, Giấy xác nhận.

1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản

* Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam

- Đoàn Chủ tịch ban hành: Quyết định, Quy chế, Quy định, Nghị quyết, Chỉ thị, Thông báo, Hướng dẫn, Công văn chỉ đạo, Tờ trình, Báo cáo, Kế hoạch, Chương trình, Kết luận, Biên bản...

- Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn: có quyền ban hành các văn bản có giá trị trong phạm vi toàn hệ thống công đoàn cả nước.

* Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố; Công đoàn ngành Trung ương; Công đoàn Tổng Công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn

- Ban Thường vụ/Ban Chấp hành ban hành Nghị quyết, Quyết định, Chương trình, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo.

- Chủ tịch công đoàn cấp tỉnh, ngành ban hành Quyết định cá biệt (nhân sự, khen thưởng, xử lý, điều động, thành lập tổ chức, phê duyệt đề án...) và các công văn điều hành, chỉ đạo.

* Công đoàn công đoàn cơ sở, nghiệp đoàn cơ sở

Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Chủ tịch có thẩm quyền ban hành các văn bản trong phạm vi tổ chức, theo quy chế làm việc được cấp trên phê duyệt. Không được ban hành văn bản vượt thẩm quyền hoặc trái với quy định của Tổng Liên đoàn.

2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Công đoàn.

2.1. Bố cục, thể thức trình bày.

- Quốc hiệu, tiêu ngữ:        CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

                                                          Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

    

- Tên cơ quan, tổ chức công đoàn ban hành văn bản.

- Số, ký hiệu của văn bản (theo mẫu: Số: 123/QĐ-LĐLĐTP).

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành.

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản (Quyết định về việc..., Kế hoạch tổ chức..., v.v.).

- Nội dung văn bản (trình bày logic, rõ căn cứ, mục đích, nội dung, tổ chức thực hiện).

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan công đoàn.

- Nơi nhận, người soạn thảo, kiểm tra, phát hành.

2.2. Ký hiệu văn bản công đoàn

- Quyết định: QĐ-TLĐ; QĐ-LĐLĐ; QĐ-CĐN; QĐ-CĐCS…

- Nghị quyết: NQ-TLĐ; NQ-LĐLĐ…

- Hướng dẫn: HD-TLĐ; HD-LĐLĐ…

- Kế hoạch: KH-TLĐ; KH-LĐLĐ…

- Thông báo: TB-TLĐ; TB-LĐLĐ…

- Báo cáo: BC-TLĐ; BC-LĐLĐ…

- Công văn: CV-TLĐ; CV-LĐLĐ…

Ví dụ: Số: 35/QĐ-LĐLĐTP - Quyết định về việc phê duyệt “Đề án tổ chức Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ người lao động”.

2.3. Hình thức trình bày

- Font chữ Times New Roman, cỡ chữ 13–14, giãn dòng 1.5, khổ giấy A4.

- Canh lề: Trái 3,5 cm; phải 2 cm; trên 2 cm; dưới 2 cm.

- Dấu treo đúng vị trí; văn bản điện tử phải có ký số, thời gian ký, mã định danh.

3. Ký, đóng dấu

3.1 Nguyên tắc ký:

- Văn bản của công đoàn phải được ký bởi người có thẩm quyền theo quy định của Điều lệ Công đoàn Việt Nam, quy chế làm việc, hoặc văn bản ủy quyền hợp pháp.

- Người ký chịu trách nhiệm toàn bộ về nội dung, thể thức, hình thức văn bản do mình ký.

- Không ký nháy, ký trước, ký thay khi chưa được ủy quyền bằng văn bản.

- Văn bản điện tử phải ký số hợp lệ theo quy định của Luật Giao dịch điện tử và có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy.

3.2 Hình thức ký

- Ký “thay mặt” (TM.): Dùng khi người ký thay mặt tập thể lãnh đạo hoặc tổ chức (Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Liên đoàn Lao động…).

Ví dụ: TM. BAN THƯỜNG VỤ
                    CHỦ TỊCH
               (Ký, ghi rõ họ tên)

 

- Ký “thừa lệnh” (TL.): Dùng khi người ký thay mặt người đứng đầu cơ quan công đoàn, theo sự cho phép hoặc phân công.

Ví dụ:      TL. CHỦ TỊCH

          CHÁNH VĂN PHÒNG

               (Ký, ghi rõ họ tên)

 

- Ký “thừa ủy quyền” (TUQ): Dùng khi có văn bản ủy quyền cụ thể (bằng quyết định hoặc giấy ủy quyền), có thời hạn rõ ràng.

Ví dụ:      TUQ. CHỦ TỊCH

                PHÓ CHỦ TỊCH

                (Ký, ghi rõ họ tên)

- Ký trực tiếp: Người đứng đầu (Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Trưởng ban, Giám đốc Trung tâm tư vấn pháp luật công đoàn...) ký trực tiếp văn bản do đơn vị mình ban hành.

Ví dụ:           CHỦ TỊCH

                (Ký, ghi rõ họ tên)

- Ký văn bản điện tử: Sử dụng chữ ký số do Tổng Liên đoàn hoặc đơn vị cung cấp chứng thư số hợp pháp. Dấu tròn, chữ ký được hiển thị ở phần cuối văn bản PDF.

Ví dụ: (Ký số) “Nguyễn Văn A – Chủ tịch Công đoàn cơ sở Công ty…..”

3.3. Quy định về đóng dấu trong hệ thống công đoàn

- Dấu của tổ chức công đoàn được sử dụng để chứng thực giá trị pháp lý của văn bản, giấy tờ do công đoàn ban hành.

- Việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân thủ quy định của pháp luật về con dấu, bảo vệ bí mật Nhà nước và quy chế nội bộ của Tổng Liên đoàn.

- Mỗi cơ quan, đơn vị công đoàn được cấp và sử dụng một con dấu chính thức; trường hợp có chi nhánh hoặc đơn vị phụ thuộc có thể có con dấu riêng, theo quy định của Tổng Liên đoàn.

3.4. Vị trí đóng dấu

- Dấu tròn của cơ quan, tổ chức công đoàn: Đóng lên chữ ký của người có thẩm quyền (khoảng 1/3 bên trái chữ ký).

- Dấu treo (dấu nổi): Dùng khi văn bản có nhiều trang: đóng trùm lên 1/3 chữ đầu của tên cơ quan ở trang đầu và giữa mép phải trang cuối.

- Dấu giáp lai: Dùng để bảo đảm tính toàn vẹn của phụ lục, tài liệu kèm theo.

- Dấu nổi hoặc dấu chức danh (nếu có): Chỉ dùng trong các giấy tờ đặc biệt (giấy giới thiệu, chứng nhận, thẻ đoàn viên...)

3.5. Đóng dấu trên văn bản điện tử

- Văn bản điện tử được ký số trước, sau đó đóng dấu điện tử của cơ quan công đoàn (theo Luật Giao dịch điện tử 2023).

- Hệ thống quản lý văn bản công đoàn (VD: trục liên thông của TLĐ) sẽ tự động xác nhận “đã ký, đã đóng dấu hợp lệ”.

- Dấu điện tử hiển thị dạng hình ảnh, đi kèm mã định danh và thời gian ký.

3.6. Trách nhiệm và quy trình kiểm soát

- Văn phòng, bộ phận văn thư chịu trách nhiệm quản lý con dấu, chỉ được đóng dấu khi văn bản đã có chữ ký hợp lệ.

- Việc đóng dấu phải được ghi chép vào sổ đăng ký văn bản đi, sổ theo dõi sử dụng con dấu, hoặc phần mềm quản lý văn thư điện tử.

- Nghiêm cấm việc: Tự ý đóng dấu vào văn bản chưa ký hoặc chưa có giá trị pháp lý. Cho mượn, sao chụp, làm giả, sử dụng con dấu sai mục đích.

Quy trình gồm 7 bước

Bước 1: Xác định mục đích, căn cứ và thể loại văn bản

* Cụ thể:

- Xác định cơ quan ban hành, người có thẩm quyền ký.

- Xác định thể loại phù hợp (Quyết định, Kế hoạch, Công văn, Báo cáo…).

- Thu thập căn cứ pháp lý, chủ trương, nghị quyết liên quan (Luật, Nghị định, Quyết định TLĐ, Nghị quyết BCH…).

* Phân biệt:

- Giấy: ghi chép, tập hợp hồ sơ căn cứ.

- Điện tử: nhập các căn cứ, mục đích lên phần mềm quản lý văn bản (VD: Hệ thống điều hành chung của Đảng).

Bước 2: Soạn thảo dự thảo nội dung văn bản

* Cụ thể:

- Viết dự thảo nội dung chính xác, chặt chẽ, hành chính, phù hợp với thể loại.

- Bố cục gồm: Căn cứ – Nội dung – Tổ chức thực hiện.

- Dự thảo phải tuân thủ thể thức, kỹ thuật trình bày theo Quyết định 933/QĐ-TLĐ.

* Phân biệt:

- Giấy: đánh máy trên mẫu chuẩn, trình ký bản in.

- Điện tử: soạn trực tiếp trên phần mềm, lưu định dạng .docx hoặc .pdf, chuẩn bị để ký số.

Bước 3: Kiểm tra, rà soát và chỉnh sửa dự thảo

* Cụ thể:

- Kiểm tra thể thức, chính tả, bố cục, căn cứ pháp lý, thẩm quyền.

- Đảm bảo thống nhất tên cơ quan, ký hiệu, người ký, nơi nhận.

- Đối với văn bản chỉ đạo quan trọng, phải xin ý kiến Ban Thường vụ/lãnh đạo trước khi ký.

* Phân biệt:

- Giấy: kiểm tra bản in, ký nháy từng trang.

- Điện tử: duyệt trên phần mềm, sử dụng chức năng “trình duyệt nội dung” (workflow).

Bước 4: Trình lãnh đạo ký duyệt

* Cụ thể:

- Trình dự thảo kèm tờ trình, hồ sơ, ý kiến thẩm định (nếu có).

- Xác định đúng hình thức ký: TM., TL., TUQ., hoặc trực tiếp.

- Sau khi được duyệt, thực hiện ký tươi hoặc ký số.

* Phân biệt:

- Giấy: ký bút xanh, mực không phai; chỉ ký 1 bản gốc.

- Điện tử: ký số bằng chứng thư số của Tổng Liên đoàn hoặc của cơ quan (hiển thị mã định danh và thời gian ký).

Bước 5: Đóng dấu và phát hành văn bản

* Cụ thể:

- Sau khi ký, văn thư đóng dấu tròn của cơ quan (đè 1/3 bên trái chữ ký).

- Ghi số, ký hiệu, ngày tháng ban hành, nhập vào sổ đăng ký văn bản đi.

- Văn bản được phát hành qua hệ thống điện tử hoặc gửi bản giấy (nếu cần).

* Phân biệt:

- Giấy: đóng dấu mực đỏ, lưu 01 bản gốc.

- Điện tử: đóng dấu điện tử (e-seal) sau khi ký số, phát hành qua trục liên thông.

Bước 6: Sao gửi, lưu hồ sơ và quản lý văn bản

* Cụ thể:

- Gửi văn bản đến đúng nơi nhận (đơn vị trực thuộc, cơ quan phối hợp...).

- Lưu bản gốc (hoặc bản sao chứng thực điện tử) vào hồ sơ công việc.

- Cập nhật thông tin văn bản phát hành trên phần mềm quản lý văn bản.

* Phân biệt:

- Giấy: lưu bản gốc vào tệp hồ sơ; lưu bản sao tại nơi nhận.

- Điện tử: lưu trữ trên hệ thống, có mã số, mã vạch, định danh văn bản điện tử.

Bước 7: Theo dõi, kiểm tra và tra cứu sau phát hành

* Cụ thể:

- Theo dõi việc thực hiện văn bản (kế hoạch, chỉ đạo, đề án…).

- Lưu trữ, bảo quản và tra cứu phục vụ kiểm tra, thanh tra, hoặc báo cáo.

- Thực hiện nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan khi kết thúc năm công tác.

* Phân biệt:

- Giấy: nộp lưu tài liệu gốc vào kho lưu trữ.

- Điện tử: nộp lưu hồ sơ số vào hệ thống lưu trữ điện tử của Tổng Liên đoàn hoặc Liên đoàn tỉnh/thành.

Bước 1: Tiếp nhận tài liệu mật

* Tiếp nhận trực tiếp:

- Kiểm tra kỹ tình trạng phong bì, số lượng, ký hiệu, dấu mức độ mật (Mật, Tối mật, Tuyệt mật).

- Nếu có dấu hiệu bị bóc, rách, tráo đổi thì lập biên bản hiện trạng, báo cáo lãnh đạo.

- Đăng ký vào Sổ đăng ký tài liệu mật đến (ghi số, ký hiệu, ngày nhận, nơi gửi, người nhận, độ mật, số tờ).

* Đối với văn bản điện tử:

- Tiếp nhận qua hệ thống quản lý văn bản mật riêng biệt, có bảo mật 2 lớp (không gửi qua email thông thường).

- Hệ thống phải có nhật ký truy cập và định danh người xử lý.

Bước 2: Đăng ký, phân loại và trình lãnh đạo

- Văn thư hoặc cán bộ bảo mật ghi sổ đăng ký, phân loại theo cấp độ mật và tính chất xử lý (chỉ đạo, lưu trữ, tham khảo).

- Lập phiếu trình kèm văn bản mật, trình lãnh đạo cơ quan xem xét, giao nhiệm vụ xử lý.

- Chỉ người có thẩm quyền hoặc được phân công mới được mở và xử lý nội dung tài liệu mật.

Bước 3: Giao tài liệu mật cho đơn vị, cá nhân xử lý

- Ghi rõ trong sổ giao – nhận tài liệu mật nội bộ: số hiệu, ngày giao, người giao, người nhận, độ mật, hạn sử dụng, ký xác nhận hai bên.

- Người nhận có trách nhiệm bảo quản, không sao chụp, không gửi lại bên thứ ba nếu không có phép.

- Nếu văn bản cần sao gửi: phải được lãnh đạo duyệt và đóng dấu “SAO TỪ BẢN CHÍNH”, ghi rõ số bản sao, nơi nhận.

Bước 4: Quản lý, lưu giữ tài liệu mật

- Tài liệu mật phải được lưu giữ tại tủ, két sắt chuyên dụng, đặt trong phòng làm việc có khóa riêng, camera giám sát (nếu có).

- Chìa khóa hoặc mật khẩu do người được phân công bảo mật quản lý; không giao cho người khác khi chưa được phép.

- Hồ sơ, tài liệu mật không để lẫn với tài liệu thường.

- Khi kết thúc xử lý, phải nộp lại cho bộ phận văn thư – bảo mật để lưu trữ.

Bước 5: Sao chụp, trích xuất, sử dụng

- Chỉ được sao, chụp, trích xuất khi có văn bản cho phép của người đứng đầu hoặc người được ủy quyền.

- Mỗi bản sao phải:

• Đánh số thứ tự;
• Đóng dấu “SAO TỪ BẢN CHÍNH” và dấu “BẢN SAO MẬT” (hoặc “TỐI MẬT”, “TUYỆT MẬT”);
• Ghi vào sổ theo dõi sao chụp tài liệu mật.

- Khi sử dụng xong, phải thu hồi, không được bỏ lại nơi công cộng, phòng họp, bàn làm việc.

Bước 6. Giải mật hoặc hạ độ mật

- Khi hết thời hạn bảo vệ hoặc khi xét thấy tài liệu không còn thuộc phạm vi bí mật:

• Thực hiện thủ tục đề nghị giải mật / hạ độ mật;
• Lập hồ sơ trình lãnh đạo phê duyệt;
• Ghi chú vào sổ quản lý: “Đã giải mật ngày … theo Quyết định số …”.

- Cập nhật danh mục tài liệu đã giải mật vào Hồ sơ lưu trữ công khai.

Bước 7. Tiêu hủy tài liệu mật

- Áp dụng khi tài liệu hết giá trị hoặc buộc phải tiêu hủy vì lý do bảo mật.

- Thực hiện theo quyết định của người đứng đầu cơ quan.

- Thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu mật (ít nhất 3 người).

- Lập biên bản tiêu hủy, nêu rõ danh mục, hình thức tiêu hủy (xé vụn, nghiền, đốt, hủy cơ học, hủy điện tử).

- Lưu hồ sơ tiêu hủy gồm: Quyết định, danh sách, biên bản, chứng từ xác nhận.

Bước 1: Thu thập và giao nộp hồ sơ

- Cán bộ, đơn vị khi kết thúc công việc hoặc kết thúc năm công tác phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

- Hồ sơ phải có mục lục hồ sơ, bìa hồ sơ, ký hiệu, số lượng tờ, thời hạn bảo quản.

- Bộ phận văn thư – lưu trữ kiểm tra, lập Biên bản giao nhận hồ sơ.

Bước 2: Phân loại, chỉnh lý tài liệu

- Sắp xếp tài liệu theo phông lưu trữ (phân theo cấp công đoàn, lĩnh vực hoạt động, năm hình thành).

- Chỉnh lý tài liệu: loại bỏ bản trùng, tài liệu nháp, bản in thử.

- Lập mục lục hồ sơ và hồ sơ tra tìm phục vụ khai thác.

Bước 3: Xác định thời hạn bảo quản lưu trữ hồ sơ Công đoàn

Căn cứ Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ, xác định thời hạn bảo quản theo giá trị tài liệu gồm có:

Loại hồ sơ	Thời hạn bảo quản
Văn bản quy phạm nội bộ, quyết định, nghị quyết, kế hoạch tổng thể	Vĩnh viễn
Hồ sơ nhân sự, tài chính, xây dựng cơ bản	Từ 10 – 20 năm
Hồ sơ hội nghị, sự kiện, phong trào, thống kê, báo cáo	Từ 5 – 10 năm
Hồ sơ hành chính thường xuyên	5 năm
Hồ sơ chuyên môn đặc biệt quan trọng hoặc có giá trị lịch sử	Lưu trữ vĩnh viễn