Công tác tài chính Trang

2.12 Sắp xếp tổ chức bộ máy công đoàn và quản lý tài chính trong giai đoạn chuyển đổi

Hiện nay Tổng Liên đoàn đang triển khai đề án sắp xếp lại tổ chức công đoàn các cấp, nhằm tinh gọn bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động. Việc này có ảnh hưởng đến quản lý tài chính, tài sản công đoàn, do đó cán bộ công đoàn cần lưu ý:

• Sắp xếp các đơn vị sự nghiệp, dịch vụ thuộc công đoàn: Theo chủ trương, các nhà khách, nhà nghỉ công đoàn sẽ được giải thể và chuyển giao về Liên đoàn Lao động cấp tỉnh quản lý (thay vì Tổng Liên đoàn trực tiếp quản lý như trước). Một số cơ sở giáo dục nghề nghiệp của công đoàn tỉnh: nếu hoạt động không hiệu quả thì giải thể hoặc chuyển giao cho địa phương; chỉ giữ lại một số trường trọng điểm do TLĐ quản lý hướng tới tự chủ một phần. Các trung tâm tư vấn pháp luật nhỏ lẻ sẽ sáp nhập, tổ chức lại thành các trung tâm quy mô lớn hơn để hỗ trợ NLĐ tốt hơn.
• Sắp xếp doanh nghiệp công đoàn: Những doanh nghiệp thuộc LĐLĐ tỉnh sẽ được xem xét theo phương án Ban Chỉ đạo TLĐ: có thể chuyển đổi mô hình, tiến tới cổ phần hóa nếu phù hợp. Các đơn vị sự nghiệp thu không hiệu quả hoặc không có phương án tự chủ khả thi cũng sẽ cân nhắc giải thể hoặc chuyển cho địa phương quản lý. Một số đơn vị sự nghiệp do TLĐ thành lập nhưng dự kiến chuyển giao về địa phương mà chưa chuyển được thì có thể TLĐ sẽ quản lý trực tiếp, định hướng vừa làm nhiệm vụ chuyên môn vừa làm kinh tế, tiến tới tự chủ hoàn toàn.
• Thay đổi mô hình tổ chức công đoàn cấp huyện, ngành: Theo Nghị quyết của Ban Chấp hành TLĐ, từ ngày 01/7/2025, không tiếp tục tổ chức công đoàn tại các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp mà 100% kinh phí hoạt động từ NSNN (những nơi này sẽ chuyển sang chỉ có công đoàn cấp trên); đồng thời kết thúc hoạt động của Liên đoàn Lao động cấp huyện (sáp nhập nhiệm vụ về LĐLĐ tỉnh hoặc cụm khu vực), và tiến hành hợp nhất một số LĐLĐ tỉnh, thành phố theo đề án thí điểm. Những thay đổi này sẽ diễn ra theo lộ trình cụ thể và có hướng dẫn chi tiết từ Tổng Liên đoàn.
• Quản lý tài chính, tài sản khi sắp xếp: Trong giai đoạn chuyển đổi, các đơn vị công đoàn tiếp tục thực hiện các quy định hiện hành về quản lý tài chính, tài sản cho đến khi có văn bản mới thay thế. Tức là mặc dù tổ chức thay đổi nhưng nguyên tắc thu, chi, kế toán vẫn chiếu theo quy định TLĐ hiện hành (Quyết định 1408, 1411/QĐ-TLĐ năm 2024, v.v.). Sau sáp nhập, đơn vị mới phải chủ động sắp xếp, phân công cán bộ phụ trách công tác tài chính, tài sản phù hợp mô hình mới, đảm bảo không gián đoạn quản lý tài chính. Cần thực hiện ngay việc đăng ký lại chữ ký chủ tài khoản, thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng, kho bạc nếu tên đơn vị hoặc cấp chủ quản thay đổi. Đồng thời, tiến hành bổ nhiệm kế toán trưởng, phân công kế toán viên, thủ quỹ mới (hoặc xác nhận lại người cũ) theo quy định tại đơn vị sau sắp xếp.

Công tác tài chính Trang

Nguyên tắc chung về quản lý tài chính công đoàn

• Đảm bảo hoạt động của tổ chức Công đoàn: Tài chính công đoàn là nguồn lực để công đoàn thực hiện quyền, nhiệm vụ theo Luật Công đoàn năm 2024 (số 50/2024/QH15 ngày 27/11/2024 của Quốc hội, hiệu lực 01/07/2025). Nguồn tài chính này bảo đảm duy trì hoạt động của hệ thống công đoàn các cấp.
• Nguyên tắc quản lý tài chính: Tài chính công đoàn được quản lý tập trung, dân chủ, công khai, minh bạch; có phân công, phân cấp rõ ràng, gắn quyền hạn với trách nhiệm của công đoàn các cấp. Các cấp công đoàn quản lý, sử dụng tài chính theo quy định của pháp luật và của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam (sau đây viết tắt “Tổng Liên đoàn”). Việc phân cấp thu nhằm đảm bảo chủ động thu đúng, đủ, kịp thời; đơn vị nào được giao thu phải thực hiện đầy đủ kế hoạch, nếu để thất thu hoặc chậm nộp lên cấp trên thì tập thể, cá nhân liên quan phải chịu trách nhiệm. Việc phân phối, điều tiết các nguồn thu phải công khai, minh bạch, tạo điều kiện chủ động cho các cấp công đoàn khai thác và sử dụng nguồn tài chính đúng quy định.
• Định mức chi và khuyến khích thu nộp: Tổng Liên đoàn quy định định mức chi tài chính công đoàn phù hợp từng loại đơn vị: Đơn vị nộp kinh phí lên cấp trên có định mức chi cao hơn đơn vị tự cân đối; đơn vị tự cân đối có định mức chi cao hơn đơn vị được cấp trên hỗ trợ. Việc khen thưởng trong công tác thu, nộp tài chính công đoàn nhằm động viên các tập thể, cá nhân thu đúng, thu đủ, nộp kịp thời, sử dụng hiệu quả nguồn tài chính. Các nguyên tắc này thể hiện xuyên suốt trong các quy định của Tổng Liên đoàn và pháp luật về tài chính công đoàn hiện hành.

Công tác tài chính Trang

Nguồn thu tài chính công đoàn, phân cấp thu và phân phối nguồn thu

Các nguồn thu tài chính công đoàn theo Điều 29 Luật Công đoàn 2024 gồm: (1) Đoàn phí công đoàn do đoàn viên đóng; (2) Kinh phí công đoàn do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đóng bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH; (3) Nguồn thu khác từ hoạt động văn hoá, thể thao, kinh tế của công đoàn; từ đề án, dự án được giao; từ viện trợ, tài trợ trong và ngoài nước. Dưới đây là quy định chi tiết từng nguồn thu, việc phân cấp thu và phân phối nguồn thu:

2.1. Đoàn phí công đoàn (ĐPCĐ)

• Đối tượng đóng đoàn phí: Tất cả đoàn viên công đoàn đều phải đóng đoàn phí theo Điều lệ Công đoàn Việt Nam. Trường hợp đoàn viên hưởng trợ cấp BHXH từ 1 tháng trở lên, hoặc không có việc làm, thu nhập, nghỉ không lương từ 1 tháng trở lên thì tạm miễn đóng đoàn phí trong thời gian đó.
• Mức đóng đoàn phí: Mức đóng bằng 0,5% tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc. Cụ thể: đoàn viên trong đơn vị sự nghiệp công lập không hưởng 100% lương từ ngân sách nhà nước đóng 0,5% tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc; đoàn viên trong doanh nghiệp nhà nước (kể cả công ty cổ phần Nhà nước nắm chi phối) đóng 0,5% tiền lương thực lĩnh sau khi trừ BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN (nhưng tối đa 10% mức lương cơ sở); đoàn viên doanh nghiệp ngoài nhà nước, đơn vị ngoài công lập, tổ chức nước ngoài,... đóng 0,5% tiền lương làm căn cứ BHXH, tối đa 10% mức lương cơ sở. Đoàn viên ở nghiệp đoàn hoặc doanh nghiệp khó xác định tiền lương, hoặc đoàn viên không thuộc diện BHXH bắt buộc: đóng đoàn phí theo mức cố định do công đoàn cơ sở ấn định, nhưng không thấp hơn 0,5% mức lương cơ sở do Nhà nước quy định. (Mức lương cơ sở năm 2023 là 1.800.000 đồng/tháng theo Nghị định 24/2023/NĐ-CP). Trường hợp đặc biệt, nếu Ban Chấp hành công đoàn cơ sở mở rộng thống nhất và quy định trong quy chế nội bộ, có thể thu mức đoàn phí cao hơn 0,5% để lại 100% cho công đoàn cơ sở sử dụng; phần thu tăng thêm này phải theo dõi riêng khi quyết toán.
• Phương thức thu đoàn phí: Đoàn viên đóng đoàn phí hàng tháng trực tiếp cho tổ công đoàn, công đoàn bộ phận hoặc công đoàn cơ sở, nghiệp đoàn (theo phân cấp nội bộ của CĐCS). Có thể thu qua lương hàng tháng (tiền mặt hoặc chuyển khoản) nếu đoàn viên đồng ý; trường hợp này phòng kế toán đơn vị xác nhận và có danh sách đoàn viên nộp đoàn phí kèm theo. Khuyến khích đổi mới phương thức thu bằng công nghệ (qua tài khoản cá nhân, thẻ ATM, ví điện tử...) trên cơ sở thỏa thuận với đoàn viên và được công đoàn cấp trên đồng ý bằng văn bản.
• Quản lý tiền đoàn phí: Công đoàn cơ sở được phân cấp thu đoàn phí phải mở sổ sách theo dõi, ghi chép đầy đủ việc thu nộp đoàn phí của từng đoàn viên hàng tháng; lưu trữ sổ sách theo quy định của Luật Kế toán; định kỳ báo cáo quyết toán thu chi với công đoàn cấp trên. Việc phân phối, sử dụng tiền đoàn phí thực hiện theo quy định của Tổng Liên đoàn (xem mục 2.4 dưới đây).
• Phân phối nguồn thu đoàn phí: Công đoàn cơ sở được sử dụng 70% tổng số thu đoàn phí công đoàn; phần còn lại nộp lên công đoàn cấp trên. Trường hợp đoàn phí thu vượt mức quy định 0,5% (do thu cao hơn theo quy chế như nêu trên) hoặc các khoản thu khác do CĐCS vận động được thì được để lại 100% cho CĐCS sử dụng.

2.2. Kinh phí công đoàn (KPCĐ)

• Đối tượng đóng kinh phí công đoàn: Theo Khoản 1 Điều 29 Luật Công đoàn 2024 và Điều 4 Nghị định 191/2013/NĐ-CP ngày 21/11/2013 của Chính phủ, đối tượng đóng KPCĐ là tất cả cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế, không phân biệt đã có hay chưa có tổ chức công đoàn cơ sở. Nghĩa là ngay cả đơn vị chưa thành lập CĐCS vẫn phải đóng kinh phí công đoàn đủ và đúng hạn.
• Mức đóng và căn cứ đóng: Theo Điều 5 Nghị định 191/2013/NĐ-CP, mức đóng KPCĐ hàng tháng bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao động. Quỹ tiền lương này là tổng lương của tất cả người lao động thuộc đối tượng đóng BHXH trong đơn vị. Hiện không có quy định miễn, giảm đóng KPCĐ (mọi đơn vị sử dụng lao động đều phải đóng đủ).
• Phương thức đóng KPCĐ: Đơn vị sử dụng lao động đóng kinh phí công đoàn mỗi tháng một lần, cùng thời điểm đóng BHXH bắt buộc cho người lao động. Theo Điều 6 Nghị định 191/2013/NĐ-CP, việc đóng qua tổ chức công đoàn cấp trên hoặc qua ngân hàng: hiện Tổng Liên đoàn triển khai phương thức thu tập trung KPCĐ khu vực sản xuất kinh doanh qua tài khoản Công đoàn Việt Nam tại các ngân hàng lớn (VietinBank, Agribank, BIDV).
• Phân cấp thu KPCĐ: Tổng Liên đoàn thống nhất phân cấp cho các công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở và Liên đoàn Lao động cấp tỉnh, thành phố thu 100% KPCĐ từ các đơn vị do mình quản lý. Nói cách khác, CĐCS không trực tiếp thu KPCĐ; doanh nghiệp, cơ quan sẽ nộp 2% KPCĐ lên công đoàn cấp trên theo hướng dẫn của Tổng Liên đoàn. (Trường hợp đặc thù: Tổng Liên đoàn có hướng dẫn riêng về phương thức thu đối với tổ chức, doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp không hưởng kinh phí từ NSNN).
• Quản lý tiền KPCĐ: Đơn vị thu KPCĐ ( LĐLĐ tỉnh, thành phố) phải quản lý tiền thu được theo quy định của Luật Kế toán và hướng dẫn của Tổng Liên đoàn, đảm bảo nộp phân phối kịp thời (xem mục 2.4).
• Phân phối nguồn thu KPCĐ: Theo Khoản 1 Điều 28 Quyết định 1408/QĐ-TLĐ ngày 01/8/2024 của Tổng Liên đoàn, CĐCS được sử dụng 75% tổng số KPCĐ đơn vị đóng; 25% còn lại nộp lên cấp trên. (Trước năm 2024 tỷ lệ này là 65% hoặc 70%, nay đã điều chỉnh tăng để lại 75% cho cơ sở). Đối với đơn vị chưa có CĐCS, công đoàn cấp trên thu 2% KPCĐ có trách nhiệm trích một phần (%) để chi hỗ trợ người lao động tại đơn vị đó (tuyên truyền, phát triển đoàn viên, thành lập CĐCS, ký TƯLĐTT, chăm lo NLĐ...), cuối năm nếu còn dư thì giữ lại quản lý và hoàn trả cho CĐCS khi thành lập. Ngoài ra, Tổng Liên đoàn quy định tỷ lệ điều tiết giữa các cấp: hiện LĐLĐ tỉnh, thành phố có số thu lớn, sau khi để lại theo định mức chi mà vẫn dư trên 10% sẽ phải nộp về Tổng Liên đoàn một phần để điều hòa. Các đơn vị thu không đủ chi sẽ được cấp hỗ trợ phần thiếu hụt từ nguồn của cấp trên. Việc điều tiết này nhằm đảm bảo công bằng giữa các địa phương, đơn vị.

2.3. Nguồn thu khác của công đoàn

• Các nguồn thu khác: Theo Khoản 1 Điều 29 Luật Công đoàn 2024 và quy định của Tổng Liên đoàn (Quyết định 1408/QĐ-TLĐ ngày 01/8/2024), nguồn thu khác bao gồm mọi khoản thu từ hoạt động kinh tế, văn hoá, xã hội của công đoàn và từ nguồn tài trợ hợp pháp, ví dụ: Ngân sách hỗ trợ mua sắm phương tiện làm việc cho công đoàn cơ sở; hỗ trợ kinh phí hoạt động phối hợp (tổ chức phong trào thi đua, văn hóa, thể thao, tham quan du lịch, khen thưởng, phúc lợi cho đoàn viên, người lao động); ủng hộ, tài trợ của cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước cho công đoàn cơ sở; thu từ hoạt động kinh tế của công đoàn (dịch vụ, sản xuất kinh doanh của đơn vị công đoàn); thu lãi tiền gửi, cổ tức, thu nhượng bán, thanh lý tài sản của công đoàn cơ sở, v.v. Tất cả các khoản thu hợp pháp khác ngoài đoàn phí và kinh phí công đoàn đều được coi là “thu khác”.
• Phân cấp thu và phân phối thu khác: Đơn vị nào có phát sinh nguồn thu khác thì đơn vị đó được phép thu (công đoàn cấp trên không thu thay). Nguồn thu khác của đơn vị nào thì đơn vị đó được sử dụng 100% phục vụ hoạt động đơn vị. (Trường hợp cấp trên có hỗ trợ kinh phí cho CĐCS từ nguồn vận động xã hội, tài trợ... sẽ theo quy định riêng của từng chương trình).

Công tác tài chính Trang

Chi tiêu tài chính công đoàn theo tiêu chuẩn, định mức

Các khoản chi tài chính công đoàn phải tuân thủ Quyết định số 1411/QĐ-TLĐ ngày 01/8/2024 của Tổng Liên đoàn về tiêu chuẩn, định mức, chế độ chi tiêu trong các cơ quan công đoàn, cũng như các quy định pháp luật có liên quan. Dưới đây là các nhóm nội dung chi chủ yếu và định mức cơ bản (trích theo Quyết định 1411/QĐ-TLĐ):

• Chi hoạt động đại diện, bảo vệ đoàn viên và người lao động: Bao gồm chi cho công tác tư vấn pháp luật (lưu động hoặc tại chỗ), tham gia tố tụng, khởi kiện bảo vệ NLĐ, đối thoại, thương lượng tập thể,... Ví dụ: chi tổ chức tư vấn pháp luật lưu động (thuê địa điểm, thiết bị, nước uống cho NLĐ tối đa 40.000đ/người/ngày; thưởng trả lời câu hỏi 30.000-50.000đ; thù lao báo cáo viên theo quy định; chi in ấn tài liệu; chi làm thêm giờ, hỗ trợ xăng xe cho cán bộ tham gia).
• Chi tư vấn pháp luật trực tiếp tại trụ sở hoặc hình thức khác: chi họp, hội thảo, làm thêm giờ, đi lại; bồi dưỡng người trực tiếp tư vấn tối đa 500.000đ/người/vụ; hỗ trợ điện thoại tối đa 200.000đ/người/tháng.
• Chi khởi kiện và tham gia tố tụng: chi họp, hội nghị; trường hợp vụ án phức tạp, Ban Thường vụ công đoàn quyết định mức khoán chi và thuê chuyên gia; thù lao chuyên gia tư vấn khởi kiện bằng 60% mức chi luật sư; bồi dưỡng cán bộ công đoàn tham gia bằng 40% mức chi luật sư (đối với tư vấn viên pháp luật).
• Chi hoạt động đối thoại, thương lượng: chi tài liệu, thu thập thông tin, họp chuẩn bị, tập huấn kỹ năng, mời chuyên gia, phiên dịch, tổ chức hội nghị đối thoại hoặc thương lượng, hỗ trợ phương tiện đi lại, dịch thuật,... theo yêu cầu thực tế. Ngoài ra, có thể hỗ trợ tiền lương, phụ cấp cho người lao động tham gia đình công hợp pháp do công đoàn tổ chức lãnh đạo.
• Chi đảm bảo hoạt động Ban Thanh tra nhân dân: thực hiện theo quy định của Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở và văn bản hướng dẫn. (Các nội dung chi bảo vệ NLĐ khác do Thủ trưởng đơn vị quyết định theo tình hình thực tế và nguồn tài chính).
• Chi thăm hỏi, trợ cấp đoàn viên, người lao động: Thực hiện theo Điều 5 Quyết định 1411. Các mức chi tối đa: trợ cấp mai táng phí khi thân nhân trực tiếp của cán bộ công đoàn qua đời: 3.000.000đ/người; phúng viếng 1.000.000đ và tiền hoa, hương. Trợ cấp khó khăn đột xuất do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo: tối đa 3.000.000đ/lần. Thăm hỏi ốm đau dài ngày, tai nạn (người thân cán bộ hoặc đoàn viên): tối đa 1.000.000đ/lần (không quá 2 lần/năm). Thăm hỏi đoàn viên hoặc NLĐ tử vong do tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bệnh hiểm nghèo...: hỗ trợ tối đa 10.000.000đ/người cho thân nhân. Mức chi thăm hỏi chung: cấp Tổng Liên đoàn hoặc LĐLĐ tỉnh, thành: tối đa 2.000.000đ/người/lần; công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở: tối đa 1.000.000đ/người/lần. Số lượng người đi thăm và mức chi cụ thể do Thủ trưởng đơn vị quyết định trong phạm vi quy định. Trường hợp lãnh đạo công đoàn thăm, động viên các đơn vị đặc thù (bộ đội, biên giới, hải đảo, trại thương binh, mái ấm công đoàn...): mức chi do Thủ trưởng đơn vị xem xét quyết định phù hợp nguồn tài chính.
• Chi khen thưởng: Thực hiện theo Quy chế khen thưởng của tổ chức Công đoàn do Tổng Liên đoàn ban hành (Điều 6). Kinh phí khen thưởng nằm trong dự toán hàng năm được duyệt. Chi tiền thưởng kèm danh hiệu thi đua thực hiện từ nguồn tài chính công đoàn của đơn vị, mức chi theo quy định của Nhà nước và Tổng Liên đoàn. Khen thưởng đột xuất do Thủ trưởng cơ quan quyết định trên cơ sở thành tích cụ thể. (Ví dụ quy định hiện hành: Mức thưởng Cờ thi đua, Bằng khen… thực hiện theo Hướng dẫn của Tổng Liên đoàn từng thời kỳ).
• Chi đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công đoàn: Theo Điều 7. Đối với khóa đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn (dưới 01 tháng): chi tiền công tác phí theo chế độ hiện hành; nếu lớp tổ chức ngay tại địa phương nơi cán bộ công tác thì hỗ trợ thêm 50.000đ/người/ngày đi học. Thanh toán tiền thuê phòng nghỉ (nếu có phát sinh) theo định mức tại Điều 24 mục 4 (quy định về công tác phí hiện hành). Thanh toán học phí, tài liệu theo thực tế hóa đơn hoặc phiếu thu. Đối với khóa đào tạo dài hạn (từ 01 tháng trở lên): hỗ trợ tiền tàu xe đi/về trong dịp nghỉ hè, Tết (với đào tạo tập trung); hoặc hỗ trợ một lượt đi/về và đi thực tập (đào tạo tại chức). Hỗ trợ một phần tiền thuê chỗ nghỉ trong thời gian học (tối đa 60% định mức thuê chỗ nghỉ theo chế độ công tác phí hiện hành). Hỗ trợ một phần học phí (theo quy định của Chính phủ về chế độ học phí đối với cán bộ đi học), và tiền tài liệu học tập theo chương trình đào tạo. Ngoài ra, nhằm khuyến khích cán bộ công đoàn nâng cao trình độ, nếu cán bộ chuyên trách hoàn thành văn bằng thạc sĩ, văn bằng đại học thứ hai hoặc chứng chỉ ngoại ngữ theo khung 6 bậc, thì đơn vị có thể thưởng/hỗ trợ tối đa 10 triệu đồng; nếu hoàn thành học vị tiến sĩ, có thể thưởng tối đa 20 triệu đồng. Đối với cán bộ nữ, cán bộ là người dân tộc thiểu số đi học, được thực hiện các chế độ hỗ trợ theo quy định pháp luật về bình đẳng giới và chính sách dân tộc. (Các nội dung chi đào tạo khác không quy định cụ thể sẽ do Thường trực Đoàn Chủ tịch TLĐ xem xét quyết định tùy trường hợp).
• Chi nghiên cứu khoa học: Theo Điều 8. Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Tổng Liên đoàn phải được Đoàn Chủ tịch TLĐ phê duyệt thì mới thực hiện; đề tài cấp cơ sở phải có dự toán và được công đoàn cấp trên phê duyệt. Việc lập dự toán, quản lý, sử dụng kinh phí và thanh quyết toán thực hiện theo quy định của Nhà nước và của Tổng Liên đoàn (định mức chi cụ thể tham khảo Thông tư liên tịch số 27/2015/TTLT-BTC-BKHCN ngày 30/3/2015 về kinh phí đề tài khoa học, nếu có).
• Chi bồi dưỡng công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại tố cáo: Theo Điều 9. Đối tượng hưởng là cán bộ, công chức cơ quan công đoàn được giao nhiệm vụ thường xuyên tiếp công dân, đoàn viên, NLĐ tại phòng tiếp dân; và người đứng đầu hoặc cấp phó cơ quan công đoàn có trách nhiệm tiếp dân định kỳ hoặc đột xuất. Nguyên tắc: tính bồi dưỡng theo ngày làm việc thực tế tham gia tiếp dân. Thủ trưởng cơ quan lập danh sách cán bộ thuộc diện được bồi dưỡng và quy định cụ thể mức chi theo khung nhà nước (hiện tham khảo Thông tư 320/2016/TT-BTC mức 100.000đ/ngày/người).
• Chi bồi dưỡng đoàn kiểm tra, giám sát: Theo Điều 11. Đối tượng là thành viên các đoàn kiểm tra, giám sát do Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch, Ban Thường vụ hoặc Ủy ban Kiểm tra công đoàn các cấp quyết định thành lập. Nguyên tắc: tính bồi dưỡng theo ngày thực hiện nhiệm vụ thực tế, cơ quan nào ra quyết định kiểm tra thì cơ quan đó chi trả. (Mức chi hiện hành: có thể áp dụng mức bồi dưỡng kiểm toán nội bộ hoặc theo Hướng dẫn 1929/HD-TLĐ năm 2013: khoảng 100.000đ/người/ngày đối với TLĐ, 70.000đ cấp tỉnh, 50.000đ cấp dưới...).
• Chi thông tin, tuyên truyền, giáo dục đoàn viên, NLĐ: Theo Điều 13. Bao gồm nhiều nội dung, tuân theo các quy định chuyên ngành. Ví dụ: Chi tổ chức hội nghị, hội thảo, tọa đàm, nói chuyện chuyên đề: thanh toán công tác phí, hội nghị phí theo Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 của Bộ Tài chính (chế độ công tác phí, chi hội nghị); chi thù lao báo cáo viên theo quy định tại Khoản 4 Điều 16 (xem phần chi hội nghị); chi thù lao mời chuyên gia, nhà khoa học theo Thông tư 02/2015/TT-BLĐTBXH ngày 12/01/2015 của Bộ LĐ-TB&XH (quy định mức lương chuyên gia tư vấn). Chi tuyên truyền trên báo chí: áp dụng Nghị định 18/2014/NĐ-CP ngày 14/3/2014 của Chính phủ (chế độ nhuận bút) và định mức kinh tế-kỹ thuật theo Thông tư của Bộ Thông tin & Truyền thông, hoặc theo đơn giá, báo giá cơ quan báo chí. Chi xuất bản phẩm: áp dụng Nghị định 18/2014/NĐ-CP và định mức theo Thông tư 42/2020/TT-BTTTT ngày 30/11/2020 của Bộ TT&TT về hoạt động xuất bản. Chi tuyên truyền trên cổng thông tin, mạng xã hội: áp dụng chế độ thù lao, nhuận bút cho việc số hóa, đăng tải thông tin theo Nghị định 18/2014/NĐ-CP và Nghị định 42/2022/NĐ-CP ngày 24/6/2022 của Chính phủ (về hoạt động thông tin cơ sở số); chế độ phụ cấp cho ban biên tập, quản trị viên theo các Nghị định trên. Chi họp báo, gặp gỡ phóng viên: mức chi tối đa 1.000.000đ/người/buổi; riêng lãnh đạo cơ quan báo chí tối đa 2.000.000đ/người/buổi. Chi thưởng khuyến khích công tác tuyên truyền: áp dụng mức thưởng tương đương Bằng khen chuyên đề của cấp khen thưởng, theo Quy chế khen thưởng của Công đoàn. Chi mua sách, báo, tài liệu liên quan đến công nhân, công đoàn (như Báo Lao động, Tạp chí Lao động & Công đoàn, các ấn phẩm của NXB Lao động...): thực hiện theo nhu cầu phục vụ công tác tuyên truyền. Ngoài ra, chi đảm bảo an toàn thông tin, an ninh mạng: như thuê phần mềm, thuê chuyên gia an ninh mạng, theo quy định của pháp luật về CNTT.
• Chi tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao: Theo Điều 14. Chi tổ chức các cuộc thi, hội thi, hội thao, giải thi đấu, hội diễn, liên hoan; tuyên truyền lưu động; sản xuất tác phẩm điện ảnh, mỹ thuật, nhiếp ảnh, sân khấu; tổ chức chiến dịch truyền thông, triển lãm, mít-tinh kỷ niệm; các sự kiện văn hóa, thể thao khác. Chi nhuận bút, thù lao cho tác giả, nghệ sĩ sáng tạo tác phẩm thực hiện theo Nghị định 21/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ (quy định tiền lương tác giả trong lĩnh vực nghệ thuật biểu diễn). Các chi phí khác về văn hóa, thể thao: có thể chi tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên đề; hỗ trợ mua sắm phương tiện hoạt động văn nghệ, thể thao... trên cơ sở dự toán được duyệt.
• Chi phát triển đoàn viên, thành lập Công đoàn cơ sở: Theo Điều 15. Chi cho cán bộ, cộng tác viên, tình nguyện viên trực tiếp vận động phát triển đoàn viên, thành lập CĐCS (chỉ áp dụng ở khu vực ngoài nhà nước, nơi chưa có tổ chức công đoàn): mức thù lao tối đa 20.000đ/đoàn viên mới phát triển tại đơn vị đã có tổ chức công đoàn. Trường hợp đơn vị chưa có tổ chức công đoàn, khi thành lập CĐCS mới được hỗ trợ kinh phí ban đầu theo quy mô: dưới 50 đoàn viên: tối đa 3.000.000đ/đơn vị; 50–<100 đoàn viên: tối đa 5.000.000đ; 100–<500 đoàn viên: tối đa 10.000.000đ; từ 500 đoàn viên trở lên: tối đa 20.000.000đ/đơn vị. Các chi phí phát sinh khác phục vụ thành lập CĐCS: chi theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị (trong phạm vi nguồn được cấp). Ngoài ra, chi cho hoạt động tuyên truyền vận động: tài liệu, thuê thiết bị tuyên truyền; chi bồi dưỡng báo cáo viên tuyên truyền tối đa 500.000đ/người/buổi; chi nước uống cho NLĐ tham gia tuyên truyền tối đa 20.000đ/người/buổi.
• Chi hỗ trợ tổ chức Đại hội thành lập CĐCS và hỗ trợ ban đầu sau khi thành lập: gồm chi khánh tiết, văn phòng phẩm cho đại hội, lễ ra mắt (theo thực tế trong dự toán hoặc quy chế nội bộ); các nội dung khác chỉ chi khi có nguồn xã hội hóa hoặc doanh nghiệp hỗ trợ.
• Chi cập nhật dữ liệu đoàn viên, làm thẻ đoàn viên: tối đa 50.000đ/đoàn viên. Chi làm con dấu CĐCS: thanh toán theo thực tế hóa đơn. Chi tập huấn, bồi dưỡng cán bộ CĐCS mới thành lập: thực hiện theo chế độ chi hội nghị, tập huấn hiện hành. Ngoài ra, có thể chi khen thưởng tập thể, cá nhân có thành tích trong phát triển đoàn viên, thành lập CĐCS; hoặc thưởng hoàn thành/vượt chỉ tiêu (mức thưởng không cao hơn quy định của Tổng Liên đoàn). Nguồn kinh phí cho các hoạt động phát triển đoàn viên, thành lập CĐCS chủ yếu do công đoàn cấp trên hỗ trợ; CĐCS phải xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, lập kế hoạch và dự toán chi tiết trình công đoàn cấp trên phê duyệt trước khi thực hiện.
• Chi tổ chức Đại hội, Hội nghị công đoàn: Theo Điều 16. (Việc tổ chức Đại hội công đoàn các cấp có hướng dẫn riêng của Tổng Liên đoàn). Các hội nghị Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Đoàn Chủ tịch, hội nghị chuyên đề, tập huấn, v.v., định mức chi như sau: Hỗ trợ tiền ăn cho đại biểu dự hội nghị tại các thành phố trực thuộc TW tối đa 200.000đ/ngày/người (các nơi khác thường 150.000đ/người/ngày). Bồi dưỡng người chủ trì hội thảo, viết tham luận: chủ trì hoặc tổng hợp hội thảo: cấp Tổng Liên đoàn tối đa 300.000đ/người/buổi, cấp tỉnh, thành và tương đương: 200.000đ, cấp trên trực tiếp cơ sở: 150.000đ. Thù lao viết tham luận do Thủ trưởng đơn vị phê duyệt số lượng bài và mức chi phù hợp. Bồi dưỡng nhân viên phục vụ hội nghị (lái xe, kỹ thuật...): cấp TLĐ tối đa 150.000đ/người/ngày, cấp tỉnh và cấp trên trực tiếp cơ sở: 100.000đ/người/ngày. Thanh toán công tác phí: cán bộ đi dự hội nghị do cơ quan cử đi sẽ được thanh toán theo chế độ công tác phí hiện hành của cơ quan đó. Chế độ chi giảng viên, báo cáo viên (kể cả tiền soạn bài): trường hợp mời lãnh đạo, chuyên gia cao cấp: Ủy viên Trung ương Đảng, Chủ tịch TLĐ, Bộ trưởng, Bí thư Tỉnh ủy hoặc tương đương: tối đa 2.000.000đ/người/buổi; Phó Chủ tịch TLĐ, Thứ trưởng, Chủ tịch HĐND/UBND tỉnh, Phó Bí thư Tỉnh ủy, Giáo sư, Chuyên gia cao cấp, Tiến sĩ KH: tối đa 1.500.000đ; chức danh cấp Vụ, Viện trưởng, Tỉnh ủy viên, Giám đốc Sở hoặc tương đương, Phó Giáo sư, Tiến sĩ, Chuyên viên chính: tối đa 1.000.000đ/người/buổi. (Các mức trên là tối đa; thực tế chi trả tùy thuộc nguồn kinh phí cho phép và quy định cụ thể của TLĐ từng thời kỳ.)
• Chi tổ chức phong trào thi đua: Theo Điều 17. Gồm chi phối hợp phát động phong trào thi đua; chi sơ kết, tổng kết phong trào, khen thưởng tập thể, cá nhân xuất sắc; chi tổ chức gặp mặt, tuyên dương điển hình tiên tiến. Mức chi căn cứ các quy định hiện hành về thi đua khen thưởng và dự toán được duyệt. (Ví dụ: tiền giải thưởng thi đua, chi họp mặt điển hình tiên tiến... thực hiện theo Thông tư 71/2018/TT-BTC ngày 10/8/2018 về kinh phí khen thưởng thành tích thi đua.)

(Ngoài các nội dung chi tiêu kể trên, các khoản chi khác của công đoàn phải đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, trong phạm vi dự toán, do thủ trưởng đơn vị quyết định lựa chọn hình thức chi phù hợp chế độ tài chính hiện hành. Trường hợp hoạt động đặc thù không có quy định, cần xin ý kiến Tổng Liên đoàn

Công tác tài chính Trang

Quản lý các quỹ tài chính công đoàn

Theo quy định của Tổng Liên đoàn, hệ thống công đoàn hiện có ba loại quỹ từ nguồn tài chính công đoàn: Quỹ đại diện, bảo vệ người lao động; Quỹ hoạt động thường xuyên; và Quỹ đầu tư phát triển. Việc trích lập và sử dụng các quỹ này nhằm dự phòng và hỗ trợ hoạt động tài chính công đoàn, cụ thể:

• Quỹ Đại diện, bảo vệ người lao động: Mục đích nhằm tích lũy nguồn để công đoàn các cấp bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của đoàn viên, NLĐ. Nguồn hình thành: Trích lập từ thu tài chính công đoàn hàng năm theo tỷ lệ Tổng Liên đoàn quy định (hiện nay từ kinh phí, đoàn phí được để lại một phần trích vào quỹ này), và từ hỗ trợ của công đoàn cấp trên (nếu có). Nội dung sử dụng: Chi cho hoạt động tuyên truyền pháp luật, chăm sóc sức khỏe đoàn viên; tập huấn, nâng cao trình độ; tổ chức đối thoại, thực hiện dân chủ ở cơ sở; hỗ trợ Ban Thanh tra nhân dân; thương lượng tập thể, tư vấn pháp luật, hỗ trợ pháp lý, khởi kiện, tham gia tố tụng; chi về an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; giải quyết tranh chấp lao động tập thể, tổ chức đình công; bảo vệ cán bộ CĐCS bị phân biệt đối xử, v.v. – nói chung là những hoạt động trực tiếp đại diện, chăm lo, bảo vệ NLĐ. Thẩm quyền sử dụng: CĐCS có bộ máy kế toán được chủ động quyết định chi từ Quỹ Đại diện khi dự toán thu-chi thường xuyên năm hiện tại bị thiếu hụt, nhưng nếu muốn dùng quá 30% số dư quỹ trong năm thì phải xin ý kiến công đoàn cấp trên trực tiếp. Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở (như LĐLĐ quận/huyện) có thể cấp hỗ trợ hoặc chi trực tiếp cho CĐCS khi CĐCS không cân đối được nguồn để bảo vệ NLĐ. LĐLĐ tỉnh, thành và tương đương sẽ hỗ trợ phần thiếu hụt cho công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở nếu quỹ này không đủ.
• Quỹ Hoạt động thường xuyên: Mục đích để dự phòng hỗ trợ chi thường xuyên và cân đối ngân sách công đoàn hàng năm. Nguồn hình thành: trích lập từ thu tài chính công đoàn theo tỷ lệ TLĐ quy định (hàng năm, sau khi phân phối thu, một phần được đưa vào quỹ này), cộng với số quỹ được cấp trên hỗ trợ (nếu có). Nội dung sử dụng: Bổ sung kinh phí chi hoạt động thường xuyên khi khoản thu trong năm không đủ; bù đắp thâm hụt thu-chi thường xuyên năm trước; hỗ trợ kinh phí hoạt động thường xuyên cho công đoàn cấp dưới hoặc đơn vị trực thuộc; hoàn trả công đoàn cấp dưới phần tài chính nộp thừa; chi các nhiệm vụ đột xuất, bất khả kháng ngoài dự toán đầu năm. Nếu một đơn vị muốn sử dụng quỹ này vượt quá 20% tổng chi thường xuyên cả năm thì phải xin ý kiến công đoàn cấp trên trực tiếp.
• Quỹ Đầu tư: Mục đích để tích lũy nguồn vốn cho đầu tư cơ sở vật chất, phát triển kinh tế công đoàn. Nguồn hình thành: Công đoàn cơ sở hiện không trích lập Quỹ đầu tư. Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở (LĐLĐ quận/huyện, công đoàn ngành địa phương) trích lập quỹ đầu tư theo tỷ lệ TLĐ quy định từ nguồn thu tài chính của mình; ngoài ra, các nguồn thu từ hoạt động cho thuê tài sản đầu tư bằng quỹ này, tiền đền bù, bán, thanh lý tài sản hình thành từ quỹ, thu từ bán cổ phần ưu đãi... cũng được đưa vào quỹ đầu tư. Nếu đơn vị có dự án đầu tư công trung hạn/hằng năm được duyệt, đơn vị được giữ lại quỹ đầu tư để thực hiện dự án, số còn lại (nếu có) nộp cấp trên; nếu quỹ không đủ cho dự án thì được cấp trên bổ sung. Ở cấp LĐLĐ tỉnh, Công đoàn ngành TW, Công đoàn Tổng Công ty trực thuộc TLĐ: tương tự cấp trên trực tiếp cơ sở, cộng thêm nguồn quỹ do cấp dưới nộp lên. Cấp Tổng Liên đoàn: nguồn quỹ đầu tư từ phần trích lập theo quy định từ thu tài chính toàn hệ thống; cộng với nguồn thu từ cho thuê, đền bù, bán, thanh lý tài sản và quỹ cấp dưới nộp lên. Quỹ này tại TLĐ dùng để thực hiện các dự án đầu tư của TLĐ và điều phối hỗ trợ các đơn vị theo kế hoạch đầu tư công được duyệt. Nội dung sử dụng: Quỹ đầu tư dùng đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm tài sản, trang thiết bị, hoặc góp vốn cổ phần ưu đãi. Các dự án đầu tư phải có mục tiêu rõ ràng, hiệu quả, có khả năng thu hồi vốn nếu yêu cầu hiệu quả kinh tế, và tuân thủ pháp luật về đầu tư. Thẩm quyền quyết định: Quỹ đầu tư của cấp nào do cấp đó quản lý, quyết định. Tuy nhiên, đối với các dự án đầu tư sử dụng quỹ, Tổng Liên đoàn phê duyệt chủ trương đầu tư các dự án của đơn vị trực thuộc sau khi dự án được đưa vào kế hoạch đầu tư trung hạn, hàng năm. Tổng Liên đoàn cũng phân cấp cho LĐLĐ tỉnh, Công đoàn ngành TW, Công đoàn Tổng Công ty... được tự ban hành quyết định đầu tư, phê duyệt dự án, dự toán, kế hoạch lựa chọn nhà thầu, quyết toán dự án hoàn thành đối với dự án có tổng mức đầu tư dưới 10 tỷ đồng.

(Lưu ý: Việc trích lập các quỹ trên hàng năm nằm trong quy trình phân phối nguồn thu tài chính công đoàn do Tổng Liên đoàn hướng dẫn. Các CĐCS và công đoàn cấp trên cần tuân thủ tỷ lệ trích lập quỹ, sử dụng quỹ đúng mục đích và báo cáo quyết toán việc sử dụng quỹ trong báo cáo tài chính hàng năm.)

Công tác tài chính Trang

Quản lý tài sản công đoàn

Định nghĩa tài sản công đoàn: Theo quy định, tài sản công đoàn bao gồm toàn bộ tài sản được hình thành từ nguồn đóng góp của đoàn viên; từ nguồn tài chính, vốn của công đoàn; tài sản do Nhà nước giao (bằng hiện vật); tài sản đầu tư, mua sắm từ ngân sách nhà nước cấp cho công đoàn; và các tài sản khác phù hợp quy định pháp luật. Nói cách khác, bất cứ tài sản nào do công đoàn tạo lập hoặc được giao quản lý đều thuộc sở hữu của tổ chức công đoàn (một tổ chức chính trị-xã hội có tư cách pháp nhân độc lập).

Quản lý, sử dụng tài sản: Các cấp công đoàn quản lý, sử dụng, khai thác tài sản công đoàn theo quy định của pháp luật về quản lý tài sản công (hiện hành là Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017 và các nghị định hướng dẫn) và theo quy định của Tổng Liên đoàn. Mỗi đơn vị công đoàn phải ban hành Quy chế quản lý tài chính, tài sản của đơn vị mình, trong đó quy định việc sử dụng tài sản công đoàn đúng mục đích, hiệu quả, tránh thất thoát lãng phí.

Điều chuyển, thanh lý tài sản: Việc điều chuyển tài sản công đoàn ra ngoài hệ thống công đoàn (sang cơ quan, tổ chức khác) phải có ý kiến chấp thuận của Tổng Liên đoàn trước khi thực hiện. Điều chuyển tài sản trong nội bộ giữa các công đoàn cấp dưới trong cùng tỉnh/thành do Ban Thường vụ LĐLĐ tỉnh quyết định sau khi có ý kiến của đơn vị giao và đơn vị nhận tài sản. Điều chuyển tài sản giữa các LĐLĐ tỉnh, thành với nhau hoặc giữa công đoàn ngành TW với LĐLĐ tỉnh: do Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn quyết định. Việc đầu tư, mua sắm, sửa chữa lớn tài sản phải tuân thủ trình tự, thủ tục theo pháp luật về đầu tư công, xây dựng, đấu thầu; việc thanh toán, quyết toán vốn đầu tư tài sản cũng theo quy định chung của Nhà nước. Sau khi hoàn thành dự án đầu tư tài sản cố định, phải thực hiện kiểm toán độc lập trước khi phê duyệt quyết toán dự án. Thẩm quyền quyết định đầu tư, mua sắm tài sản công đoàn các cấp thực hiện theo các quyết định, hướng dẫn phân cấp của Tổng Liên đoàn (ví dụ: mua sắm tài sản giá trị lớn có thể phải được TLĐ phê duyệt chủ trương). Tổng Liên đoàn có thể thuê đơn vị kiểm toán độc lập thẩm tra quyết toán dự án đầu tư trước khi phê duyệt.

Hạch toán và công khai tài sản: Mọi tài sản công đoàn phải được kế toán công đoàn theo dõi, ghi chép đầy đủ. Kế toán các đơn vị phải kịp thời hạch toán tăng, giảm tài sản cố định; tính hao mòn, khấu hao (nếu có) đúng quy định; phản ánh trong báo cáo quyết toán năm. Hàng năm, đơn vị công đoàn phải thực hiện công khai việc quản lý, sử dụng tài sản theo quy định (thường là báo cáo công khai trong hội nghị cán bộ công chức hoặc hội nghị BCH công đoàn). Tài sản hết giá trị sử dụng hoặc không cần dùng phải làm thủ tục thanh lý theo quy định, tiền thu thanh lý nhập quỹ công đoàn. Việc tiêu hủy tài liệu, tài sản khi hết hạn sử dụng phải có hội đồng và lập biên bản theo quy định (ví dụ: tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ quá hạn).

Công tác tài chính Trang

Tổ chức bộ máy và quản lý tài chính công đoàn cơ sở

Chương này tập trung các hướng dẫn dành cho công đoàn cơ sở (CĐCS) – đơn vị trực tiếp thu, chi và quản lý tài chính ở cơ sở – nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định và thuận lợi trong hoạt động.

6.1. Bộ máy quản lý tài chính tại CĐCS

Theo Hướng dẫn số 47/HD-TLĐ ngày 30/12/2021 của Tổng Liên đoàn, ở mỗi công đoàn cơ sở cần kiện toàn bộ máy quản lý tài chính gồm Chủ tài khoản, kế toán và thủ quỹ. Cụ thể:

• Chủ tài khoản: Thường do Chủ tịch công đoàn cơ sở đảm nhiệm. Trường hợp CĐCS có đông đoàn viên, lao động, Chủ tịch có thể phân công một Phó Chủ tịch hoặc Ủy viên Thường vụ phụ trách công tác tài chính và ủy quyền làm chủ tài khoản thay mình.
• Kế toán, thủ quỹ: Ban Chấp hành (hoặc Ban Thường vụ) CĐCS phân công một người có nghiệp vụ (thường là Ủy viên BCH) kiêm nhiệm kế toán, và một người kiêm nhiệm thủ quỹ công đoàn. Lưu ý không bố trí một người kiêm hai nhiệm vụ: Chủ tài khoản không được kiêm kế toán; kế toán không được kiêm thủ quỹ. Đối với CĐCS lớn (có từ 2 kế toán viên trở lên), BCH công đoàn có thể phân công một người làm kế toán trưởng để phụ trách chung công tác kế toán.
• Công đoàn bộ phận (thuộc CĐCS lớn): nên phân công 01 Ủy viên BCH công đoàn bộ phận phụ trách tài chính ở bộ phận đó, làm nhiệm vụ thu đoàn phí, tạm ứng, thanh quyết toán các khoản chi với công đoàn cơ sở theo phân cấp nội bộ. Người này giúp kết nối giữa công đoàn bộ phận với kế toán CĐCS, nhưng không phải là đơn vị kế toán độc lập.

(Trong cơ quan, doanh nghiệp, thường kế toán trưởng hoặc kế toán đơn vị có thể hỗ trợ kiêm nhiệm kế toán công đoàn nếu được thỏa thuận. Trường hợp đó, Chủ tịch CĐCS vẫn là người quyết định chi tiêu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về quản lý tài chính công đoàn cơ sở.)

6.2. Quản lý tiền mặt tại quỹ của CĐCS

          Theo Hướng dẫn 47/HD-TLĐ (Mục II.5) và Quyết định 1408/QĐ-TLĐ ngày 01/8/2024, công đoàn cơ sở phải quản lý chặt chẽ tiền mặt tồn quỹ:

• Xây dựng định mức tồn quỹ: Mỗi CĐCS quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ mức tồn quỹ tiền mặt tối đa tại đơn vị, thông thường không quá 2% tổng chi thường xuyên theo dự toán năm. Số tiền mặt giữ tại quỹ chỉ nhằm đáp ứng các chi tiêu nhỏ lẻ hàng ngày; còn lại nên gửi ngân hàng để vừa an toàn, vừa có lãi.
• Tổ chức một quỹ tiền mặt duy nhất: Mỗi CĐCS chỉ được lập một quỹ tiền mặt chung cho mọi khoản thu, chi của công đoàn. Trường hợp có quỹ riêng cho hoạt động khác (vd: quỹ tương trợ, quỹ xã hội), cũng phải quản lý như tài khoản riêng chứ không lập quỹ tiền mặt riêng ngoài sổ sách. CĐCS có thể nhờ thủ quỹ của cơ quan, doanh nghiệp kiêm nhiệm thủ quỹ công đoàn (nếu thuận tiện), nhưng phải thống nhất quy định rõ trách nhiệm.
• Quản lý thu chi tiền mặt: Thủ quỹ công đoàn có trách nhiệm quản lý các khoản thu, chi bằng tiền mặt; mọi khoản thu chi phải có phiếu thu, phiếu chi hợp lệ, ghi đầy đủ, kịp thời vào Sổ quỹ tiền mặt của công đoàn (mẫu S11-H). Cuối mỗi tháng, thủ quỹ phải đối chiếu và lập báo cáo tồn quỹ, báo cáo cho Chủ tịch CĐCS và kế toán. Số dư tiền mặt tại quỹ không được vượt mức tối đa theo quy chế nội bộ đã đề ra.
• Kiểm kê quỹ định kỳ: Định kỳ hàng tháng, hoặc đột xuất, CĐCS phải tổ chức kiểm kê quỹ tiền mặt (thường do Chủ tịch hoặc Ủy ban kiểm tra công đoàn cơ sở thực hiện cùng kế toán, thủ quỹ). Nếu phát hiện thủ quỹ làm thâm hụt quỹ hoặc chi sai nguyên tắc thì thủ quỹ phải bồi hoàn và chịu trách nhiệm trước pháp luật tùy mức độ.

6.3. Mở tài khoản ngân hàng để quản lý thu, chi

Công đoàn cơ sở bắt buộc phải mở tài khoản tại kho bạc hoặc ngân hàng thương mại để gửi các khoản tiền của công đoàn. Toàn bộ tiền thu đoàn phí, kinh phí (phần CĐCS được sử dụng), các khoản thu khác của CĐCS nên gửi vào tài khoản để vừa an toàn vừa thuận tiện thanh toán.

• Quản lý tiền gửi: Kế toán CĐCS phải theo dõi chặt chẽ các khoản thu, chi qua tài khoản ngân hàng/kho bạc, ghi vào Sổ tiền gửi (mẫu S12-H) mọi biến động tiền gửi. Khi chi tiêu bằng chuyển khoản, phải lưu chứng từ ngân hàng; khi rút tiền mặt về quỹ, phải ghi sổ quỹ tương ứng.
• Trường hợp đặc thù: Nếu CĐCS (nhất là CĐCS trong doanh nghiệp nhỏ) không mở được tài khoản riêng mà sử dụng tài khoản của đơn vị chuyên môn (doanh nghiệp) để gửi tiền công đoàn, thì phải đảm bảo: kế toán công đoàn do kế toán doanh nghiệp kiêm nhiệm; Chủ tịch CĐCS phê duyệt các khoản thu chi công đoàn và gửi kế toán doanh nghiệp thực hiện. Mọi chứng từ thu, chi liên quan công đoàn phải được sao lưu riêng làm căn cứ hạch toán và báo cáo quyết toán; lưu trữ riêng phục vụ kiểm tra, kiểm toán sau này.
• Ủy quyền chủ tài khoản: Chủ tịch CĐCS là chủ tài khoản. Nếu CĐCS rất đông đoàn viên (như trên 1.000 người), Chủ tịch có thể ủy quyền cho Phó Chủ tịch hoặc UV Thường vụ phụ trách tài chính làm chủ tài khoản, nhưng phải có quyết định bằng văn bản và đăng ký chữ ký mẫu đầy đủ với ngân hàng.

(Lưu ý: Việc mở tài khoản ngân hàng cho CĐCS hiện nay khá thuận lợi. CĐCS nên chọn ngân hàng uy tín, thuận tiện, có dịch vụ Internet Banking để dễ theo dõi. Khi mở tài khoản cần hồ sơ gồm: quyết định thành lập công đoàn, quyết định chuẩn y BCH và Chủ tịch, CMND của chủ tài khoản, mẫu dấu... Việc thay đổi chủ tài khoản, thay đổi chữ ký phải cập nhật kịp thời khi có biến động nhân sự.)

6.4. Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ và thực hiện chi tiêu tại CĐCS

Mỗi công đoàn cơ sở cần ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ để làm căn cứ tổ chức thu chi và kiểm soát chi tiêu. Theo Quyết định 4290/QĐ-TLĐ ngày 01/3/2022 của Tổng Liên đoàn, Quy chế chi tiêu nội bộ của CĐCS được xây dựng căn cứ: chế độ chi tiêu tài chính của Nhà nước và Tổng Liên đoàn; căn cứ nguồn tài chính công đoàn cơ sở được sử dụng (đoàn phí 70%, kinh phí 75%, các thu khác 100% như đã nêu ở Chương 2); và căn cứ tình hình thực tế hoạt động của đơn vị. BCH CĐCS thảo luận thống nhất ban hành quy chế và báo cáo đơn vị (hoặc công đoàn cấp trên nếu được yêu cầu).

Nội dung quy chế chi tiêu nội bộ cần quy định rõ định mức chi cho các hoạt động của công đoàn cơ sở, phù hợp với định mức, tiêu chuẩn chi do Nhà nước và Tổng Liên đoàn ban hành. Ví dụ: mức chi thăm hỏi đoàn viên, mức hỗ trợ hoạt động phong trào, mức chi hội nghị, công tác phí... tại đơn vị. Đặc biệt chú ý các khoản chi trực tiếp cho đoàn viên, NLĐ phải ưu tiên hàng đầu; tỷ trọng các mục chi phải đảm bảo theo hướng dẫn của Tổng Liên đoàn (hiện nay TLĐ định hướng tối thiểu 60% kinh phí công đoàn để lại cơ sở phải chi cho đoàn viên và NLĐ).

Việc quản lý thu, chi tài chính tại CĐCS cần tuân thủ các yêu cầu sau:

• Thu đúng, đủ, kịp thời: Các khoản thu tài chính công đoàn (đoàn phí, kinh phí, thu khác) phải được thu đúng đối tượng, đủ số tiền, và kịp thời theo dự toán và quy định của Nhà nước, Tổng Liên đoàn. Tránh tình trạng nợ đọng đoàn phí, chậm trích nộp kinh phí công đoàn.
• Chi có dự toán và đúng nội dung: Mọi khoản chi phải có trong dự toán tài chính được duyệt (hoặc trong kế hoạch hoạt động đã đề ra); đúng nội dung, phạm vi cho phép của tổ chức công đoàn và chỉ trong nguồn tài chính được sử dụng của đơn vị. Các định mức chi phải tuân theo quy định của Nhà nước (nếu là chế độ chung) hoặc theo quy chế nội bộ của CĐCS (nếu không có định mức nhà nước, nhưng không được vượt khung của TLĐ).
• Quyết định chi: Chi tài chính công đoàn tại CĐCS chỉ thực hiện khi Chủ tịch CĐCS (chủ tài khoản) hoặc người được ủy quyền quyết định phê duyệt chi. Kế toán, thủ quỹ chỉ là người tham mưu và thừa hành, không tự ý chi nếu chưa có quyết định của chủ tài khoản.
• Không chi sai quy định: CĐCS không được quy định các khoản chi trái với quy định của Nhà nước và Tổng Liên đoàn. Ví dụ: không được trích tiền công đoàn cho vay mượn cá nhân, không chi hỗ trợ những nội dung mà cấp trên đã có ngân sách (trừ khi có thỏa thuận)...

6.5. Yêu cầu đối với chứng từ, hóa đơn và quy trình mua sắm, thanh toán

Để đảm bảo quản lý tài chính minh bạch và đúng pháp luật, cần tuân thủ các yêu cầu về chứng từ kế toán và quy trình trong chi tiêu, đặc biệt khi mua sắm hoặc thuê dịch vụ bên ngoài:

• Chứng từ hợp lệ: Mọi khoản chi tiền mặt phải có phiếu chi kèm chứng từ gốc hợp pháp (hóa đơn tài chính hoặc chứng từ tương đương). Mọi khoản thu phải có phiếu thu hoặc biên lai hợp lệ. Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từ các nhà cung cấp phải lấy hóa đơn tài chính (VAT hoặc hóa đơn bán hàng theo quy định). Nếu nhà cung cấp không có hóa đơn (như hộ cá thể nhỏ), được phép lập bảng kê mua hàng theo quy định, nhưng CĐCS ưu tiên chọn người bán có hóa đơn để giao dịch.
• Quy trình mua sắm theo giá trị: Tùy giá trị từng lần mua sắm hoặc gói thầu dịch vụ, cần thực hiện theo mức độ chặt chẽ tương ứng (theo quy định đấu thầu mua sắm công, tham chiếu Nghị định 24/2020/NĐ-CP và Nghị định 63/2014/NĐ-CP):
• Mua sắm có giá trị dưới 20 triệu đồng: tối thiểu phải có 01 báo giá hoặc bảng báo giá của đơn vị bán kèm hóa đơn; nếu chi không quá 5 triệu đồng thì chỉ cần hóa đơn, không bắt buộc báo giá.
• Mua sắm từ 20 triệu đến dưới 50 triệu đồng: hồ sơ thanh toán cần có ít nhất 01 báo giá, hợp đồng (hoặc đơn đặt hàng), biên bản nghiệm thu và hóa đơn kèm theo.
• Mua sắm từ 50 triệu đến 300 triệu đồng: thực hiện theo hình thức chỉ định thầu rút gọn. Hồ sơ cần: dự toán được duyệt của gói thầu (hoặc tài liệu xác định giá gói thầu theo quy định); quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu; thông báo mời chào giá gửi ít nhất 1 nhà cung cấp; ít nhất 01 báo giá của đơn vị được mời; hợp đồng và biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng khi hoàn thành.
• Mua sắm từ 300 triệu đến 5 tỷ đồng: thực hiện theo hình thức chào hàng cạnh tranh (mời nhiều nhà cung cấp chào giá). Hồ sơ tương tự như trên nhưng phải có phê duyệt hồ sơ mời thầu, biên bản đánh giá chào giá,... theo Luật Đấu thầu.
• Mua sắm trên 5 tỷ đồng: phải tổ chức đấu thầu rộng rãi (trừ gói tư vấn có thể chỉ định), hồ sơ như gói chào hàng cạnh tranh và tuân thủ Luật Đấu thầu.

(Ghi chú: Các CĐCS phần lớn chi mua sắm ở quy mô nhỏ lẻ, dưới 50 triệu đồng. Tuy nhiên, nguyên tắc chung là phải có báo giá cạnh tranh khi có thể để đảm bảo giá hợp lý, và luôn lưu giữ đầy đủ chứng từ hợp lệ. CĐCS thuộc cơ quan nhà nước khi chi từ ngân sách hỗ trợ càng phải tuân thủ quy trình mua sắm công trên.)

• Thanh toán khoán và tạm ứng: Các khoản chi công tác phí, hội nghị phí có thể khoán theo quy định (ví dụ tiền xăng xe đi công tác khoán theo km). Khi tạm ứng kinh phí cho hoạt động, phải có hồ sơ thanh toán, quyết toán đầy đủ nộp lại sau khi kết thúc công việc, bao gồm chứng từ chi và bảng thanh toán, biên bản... đúng thủ tục (theo Hướng dẫn số 33/HD-LĐLĐ ngày 17/01/2025 của LĐLĐ TP.HCM về hồ sơ tạm ứng, thanh quyết toán).
• Lưu trữ tài liệu kế toán: Chứng từ, sổ sách kế toán công đoàn phải lưu trữ ít nhất 5 năm (đối với chứng từ thông thường) hoặc 10 năm (đối với tài liệu quan trọng như báo cáo tài chính, sổ cái). Hết thời hạn lưu trữ, nếu tiêu hủy phải thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán và lập biên bản tiêu hủy theo đúng thủ tục.

6.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài chính

Tổng Liên đoàn đã xây dựng phần mềm quản lý tài chính công đoàn cơ sở và hướng dẫn các đơn vị triển khai sử dụng thống nhất. CĐCS nên sử dụng phần mềm kế toán do Tổng Liên đoàn cung cấp để lập phiếu thu, phiếu chi, ghi sổ sách và lập báo cáo nhanh chóng, chính xác. Việc ứng dụng CNTT giúp giảm sai sót và thuận tiện khi cấp trên yêu cầu báo cáo dữ liệu.

Công tác tài chính Trang

Quản lý các nguồn vận động xã hội và quỹ xã hội, từ thiện

Bên cạnh nguồn tài chính công đoàn, nhiều công đoàn cơ sở còn tham gia các chương trình vận động xã hội, từ thiện (như Quỹ “Mái ấm công đoàn”, Quỹ “Trái tim nghĩa tình”, Quỹ tương trợ, ủng hộ bão lụt thiên tai, v.v.). Việc quản lý các nguồn quỹ này tuân theo nguyên tắc riêng:

• Không tự ý huy động ngoài quy định: CĐCS không tự tổ chức vận động quyên góp từ đoàn viên, NLĐ nếu không có chủ trương hoặc văn bản chỉ đạo của cấp có thẩm quyền. Mọi cuộc vận động đóng góp phải do cơ quan có thẩm quyền kêu gọi (Ủy ban Trung ương Mặt trận TQVN, Tổng Liên đoàn, hoặc các tổ chức từ thiện được cấp phép) thì công đoàn mới triển khai.
• Tuân thủ quy chế chương trình: Đối với mỗi chương trình vận động (ví dụ Quỹ Xã hội từ thiện do TLĐ phát động), phải có quy chế tổ chức và quản lý quỹ riêng. CĐCS khi tham gia thu, chi quỹ đó phải thực hiện đúng quy chế đã ban hành: thu đủ, chi đúng đối tượng, đúng mục đích, có chứng từ, và hạch toán, kế toán rõ ràng trên sổ sách công đoàn. Các khoản thu được và chi ra (nếu CĐCS được ủy quyền chi) phải phản ánh vào sổ kế toán ở phần theo dõi các khoản phải trả (chi tiết cho từng loại quỹ huy động).
• Nguyên tắc tự nguyện và công khai: Việc vận động đoàn viên, NLĐ đóng góp phải trên tinh thần hoàn toàn tự nguyện. Số tiền huy động được và tình hình sử dụng quỹ phải được báo cáo công khai: CĐCS báo cáo Ban Chấp hành (hoặc Ban Thường vụ) công đoàn cơ sở; đồng thời công khai đến tất cả đối tượng đóng góp (ví dụ niêm yết danh sách ủng hộ) và công khai tại hội nghị tổng kết hàng năm của đơn vị.

Nộp về cấp trên hoặc chi đúng ủy quyền: Trường hợp vận động theo lời kêu gọi của Mặt trận TQ hoặc TLĐ, sau khi thu tiền, CĐCS phải nộp toàn bộ số tiền về tài khoản do cấp trên chỉ định (ví dụ tài khoản Quỹ xã hội từ thiện của TLĐ) đúng thời hạn. Nếu được ủy quyền chi tại chỗ cho đối tượng thụ hưởng (ví dụ trao hỗ trợ cho đoàn viên bị tai nạn lao động), CĐCS thực hiện chi đúng đối tượng, đúng mức và phải tổng hợp báo cáo kết quả về cấp phát động.

Công tác tài chính Trang

Công khai tài chính công đoàn và chế độ báo cáo

Công khai tài chính công đoàn là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo minh bạch cho đoàn viên biết và giám sát. Theo Hướng dẫn số 42/HD-TLĐ ngày 11/11/2021 của Tổng Liên đoàn, Chủ tịch công đoàn ở mỗi cấp có trách nhiệm thực hiện công khai tình hình tài chính, tài sản công đoàn của cấp mình như sau:

• Hàng năm, dự toán và quyết toán thu chi tài chính công đoàn của đơn vị (năm trước và năm kế hoạch) sau khi được công đoàn cấp trên phê duyệt phải được công khai tại hội nghị Ban Chấp hành (hoặc hội nghị đoàn viên, hội nghị CBCCVC) của cùng cấp trong kỳ họp gần nhất. Nội dung công khai theo biểu mẫu thống nhất của TLĐ (Biểu 11a/TLĐ về dự toán, 11b và 11c/TLĐ về quyết toán). Khuyến khích các CĐCS công khai tình hình thu chi hàng tháng hoặc hàng quý tới Ban Chấp hành và đoàn viên, nếu điều kiện cho phép, và quy định điều này trong quy chế tài chính nội bộ.
• Đối với các khoản thu chi quỹ xã hội, từ thiện do công đoàn tham gia vận động (như đã nêu ở Chương 7), CĐCS phải công khai riêng: gồm danh sách, số tiền từng đoàn viên/tổ công đoàn đóng góp; số tiền đã nộp về cấp trên; danh sách số tiền đã chi (nếu được ủy quyền chi tại cơ sở). Việc công khai các khoản vận động này phải thực hiện đến đối tượng đóng góp (thông báo cho đoàn viên biết) và tại Hội nghị tổng kết công tác công đoàn cuối năm của đơn vị. Biểu mẫu công khai theo quy định (Biểu 12/TLĐ).

Ngoài công khai nội bộ, công đoàn cấp trên trực tiếp cũng có trách nhiệm tổng hợp và thông tin những nội dung tài chính quan trọng đến công đoàn cấp dưới. Các LĐLĐ tỉnh, thành phố công khai tài chính công đoàn tỉnh định kỳ theo hướng dẫn của TLĐ (ví dụ: thông báo về kinh phí hỗ trợ, các quy định chi tiêu mới...).

Chế độ báo cáo tài chính công đoàn: CĐCS và các cấp công đoàn phải thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo dự toán và báo cáo quyết toán hàng năm cho công đoàn cấp trên quản lý. Theo Hướng dẫn 47/2021/HD-TLĐ:

• Mỗi năm, căn cứ hướng dẫn xây dựng dự toán của công đoàn cấp trên, Ban Chấp hành CĐCS xây dựng báo cáo dự toán thu chi tài chính công đoàn năm sau, trình BCH (hoặc Ban Thường vụ) CĐCS thông qua, rồi gửi công đoàn cấp trên trực tiếp duyệt theo đúng thời gian quy định. Hồ sơ dự toán gồm biểu mẫu B14-TLĐ và các bảng biểu kèm theo (xác nhận số lao động, đoàn viên; quỹ lương đóng KPCĐ, ĐPCĐ; kế hoạch tài chính thu-chi năm dự toán; báo cáo đánh giá kết quả năm trước).
• Báo cáo quyết toán: định kỳ (hàng năm, hoặc giữa năm tùy cấp trên quy định) kế toán CĐCS lập báo cáo quyết toán thu chi tài chính công đoàn năm, trình BCH (hoặc BTV) CĐCS thông qua, rồi gửi lên cấp trên xét duyệt đúng thời hạn. Hồ sơ quyết toán gồm biểu mẫu B07-TLĐ (báo cáo quyết toán), các sổ sách kế toán liên quan (Sổ thu chi S82-TLĐ, Sổ quỹ tiền mặt S11-H, Sổ tiền gửi S12-H, Sổ công nợ phải thu S31-H, Sổ công nợ phải trả S18-H...), biên bản kiểm kê quỹ và xác nhận số dư ngân hàng cuối năm.

Công tác tài chính Trang

Khen thưởng và xử lý vi phạm trong công tác tài chính công đoàn

Để khuyến khích việc thu, nộp tài chính công đoàn đúng quy định, Tổng Liên đoàn ban hành Quy định về thưởng, phạt đối với tập thể, cá nhân trong công tác tài chính công đoàn (Quyết định 3226/QĐ-TLĐ ngày 20/9/2021 và được kế thừa trong Quyết định 1408/QĐ-TLĐ năm 2024).

• Đối tượng được khen thưởng: Bao gồm các tập thể, cá nhân trong cơ quan công đoàn hoặc CĐCS trực tiếp chỉ đạo, tổ chức thực hiện tốt việc thu, nộp tài chính công đoàn; những người tham gia xây dựng cơ chế, chính sách tài chính công đoàn; cán bộ quản lý, kế toán tại các đơn vị tích cực thực hiện nghĩa vụ tài chính (đóng KPCĐ đầy đủ) và hỗ trợ kinh phí cho hoạt động công đoàn; những tập thể, cá nhân của cơ quan nhà nước phối hợp tốt với công đoàn trong thu kinh phí (như Kho bạc, Thuế, BHXH, Thanh tra lao động...); cùng các trường hợp khác có đóng góp cho công tác tài chính công đoàn.
• Mức tiền thưởng trích từ nguồn tài chính công đoàn:
• Đối với công đoàn cơ sở thuộc khu vực hành chính sự nghiệp nhà nước hoặc doanh nghiệp nhà nước (tức là đơn vị được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần): nếu được phân cấp thu KPCĐ, ĐPCĐ thì được trích thưởng 1% trên tổng số thu thực tế do đơn vị thu được.
• Đối với CĐCS doanh nghiệp ngoài khu vực nhà nước, đơn vị ngoài công lập (tự thu kinh phí, đoàn phí): được trích thưởng 2% trên tổng số thu thực tế.
• Thưởng cho các đối tượng khác (như cán bộ phối hợp thu ở các cơ quan, hoặc cán bộ công đoàn cấp trên hỗ trợ đơn vị cơ sở): do Tổng Liên đoàn phân bổ dự toán, và khi quyết toán sẽ trích thưởng trên số thu quyết toán (có thể khoảng 1% như trên).
• Thưởng thu khác (ví dụ vận động nguồn hỗ trợ hoạt động công đoàn ngoài đoàn phí, kinh phí): được trích thưởng 5% số tiền thu được, nhưng tối đa không quá 200 triệu đồng/năm.
• Thưởng phối hợp thu KPCĐ (cho công đoàn cấp trên trực tiếp và LĐLĐ tỉnh phối hợp với cơ quan Thuế, BHXH...): được trích tối đa 7% trên số KPCĐ thu được nhờ phối hợp đó.
• Thưởng truy thu qua kiểm tra tài chính: trường hợp qua kiểm tra phát hiện đơn vị chưa đóng đủ, phải truy thu tài chính công đoàn, thì đơn vị tiến hành kiểm tra được trích thưởng tối đa 5% số tiền truy thu được, chia cho tập thể, cá nhân tham gia đoàn kiểm tra.
• Nguồn kinh phí để chi các khoản thưởng trên được lấy từ nguồn tài chính công đoàn của đơn vị thu (ví dụ CĐCS tự trích thưởng từ tiền đoàn phí, kinh phí được để lại; công đoàn cấp trên trích từ kinh phí thu được).
• Xử lý vi phạm (kỷ luật, chế tài): Những đơn vị không hoàn thành kế hoạch thu KPCĐ, ĐPCĐ trong năm (mà không có lý do chính đáng), hoặc không nộp đủ nghĩa vụ lên công đoàn cấp trên, thì tập thể, cá nhân liên quan sẽ không được xét danh hiệu thi đua năm đó. Đồng thời cấp trên sẽ có văn bản thông báo tới Ban Chấp hành công đoàn cấp trên trực tiếp để có biện pháp chấn chỉnh. Trường hợp có sai phạm nghiêm trọng trong quản lý thu, chi tài chính công đoàn (như thất thoát, tham ô...), cá nhân vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật và của Tổng Liên đoàn, tùy mức độ vi phạm (có thể bị kỷ luật Đảng, kỷ luật công đoàn, truy cứu trách nhiệm hình sự...).

Công tác tài chính Trang

Nhiệm vụ của ban tài chính và bộ phận tài chính công đoàn các cấp

• Bộ phận tài chính- Liên đoàn Lao động cấp tỉnh, thành phố và công đoàn cấp tương đương (Công đoàn ngành trung ương, Công đoàn Tổng Công ty trực thuộc TLĐ): Nhiệm vụ: Thực hiện thu KPCĐ, ĐPCĐ theo phân cấp của TLĐ (tức là trực tiếp thu KPCĐ từ các đơn vị thuộc phạm vi quản lý). Chỉ đạo, hướng dẫn công đoàn cấp dưới (các CĐCS trực thuộc hoặc công đoàn cấp dưới nữa) xây dựng dự toán thu chi hàng năm; thẩm tra dự toán; thống kê, tổng hợp tình hình thu chi và quản lý tài chính, tài sản trong địa bàn. Thực hiện chức năng giám đốc tài chính đối với công đoàn cấp dưới, tức là hướng dẫn, kiểm tra tài chính CĐCS; tham mưu cho lãnh đạo quản lý và hỗ trợ hoạt động kinh tế công đoàn cấp dưới (như các quỹ xã hội, các nguồn thu khác). Đồng thời, thực hiện công tác kế toán, báo cáo tài chính của cấp mình, quản lý tài sản của đơn vị mình.
• Kế toán công đoàn cơ sở, nghiệp đoàn: Là người được BCH CĐCS phân công (kiêm nhiệm). Nhiệm vụ: Lập dự toán thu chi hàng năm của CĐCS, báo cáo BCH thông qua, gửi công đoàn cấp trên trực tiếp để xét duyệt. Tổ chức thực hiện thu, chi theo dự toán đã duyệt; thực hiện công tác kế toán, thống kê của công đoàn cơ sở; lập báo cáo quyết toán tài chính cuối năm gửi lên công đoàn cấp trên đúng hạn. Đồng thời, tham mưu cho Chủ tịch CĐCS thực hiện công khai tài chính trong đơn vị; chuẩn bị hồ sơ phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán khi có yêu cầu. Kế toán CĐCS (nhất là đơn vị có thu kinh phí) cần phối hợp chặt chẽ với kế toán đơn vị chuyên môn để đảm bảo trích nộp kinh phí, đoàn phí đầy đủ; tham mưu sử dụng đúng mục đích nguồn kinh phí 2% do đơn vị hỗ trợ hoạt động công đoàn.

Ngoài ra, Ủy ban Kiểm tra công đoàn các cấp cũng có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc thu, chi, quản lý tài chính, tài sản công đoàn định kỳ hoặc đột xuất theo chương trình kiểm tra hàng năm.

Công tác tài chính Trang

Hạch toán và bàn giao tài chính, tài sản khi sáp nhập, giải thể tổ chức công đoàn

Trong quá trình tổ chức lại hệ thống công đoàn (chia tách, sáp nhập liên đoàn lao động, giải thể CĐCS do doanh nghiệp giải thể...), việc xử lý tài chính và tài sản cần thực hiện chặt chẽ, đảm bảo không thất thoát. Nguyên tắc chung: công đoàn bị giải thể/sáp nhập phải quyết toán, bàn giao toàn bộ tài chính, tài sản; công đoàn nhận sáp nhập tiếp nhận và hạch toán đầy đủ vào đơn vị mới.

• Đối với công đoàn cấp trên cơ sở (quận, ngành, tổng công ty...) bị giải thể, sáp nhập hoặc hợp nhất: Phải tiến hành khóa sổ kế toán tại thời điểm chấm dứt hoạt động; kiểm kê tài sản; đối chiếu công nợ phải thu, phải trả; lập báo cáo tài chính đến ngày giải thể. Sau đó lập biên bản và bàn giao toàn bộ tài sản, công nợ, hồ sơ sổ sách kế toán cho đơn vị công đoàn cấp trên hoặc đơn vị mới tiếp nhận theo quyết định của cấp có thẩm quyền.

Chi tiết bàn giao:

• Tiền mặt: kiểm đếm số dư và lập phiếu chi nộp toàn bộ số tiền mặt tồn quỹ về đơn vị nhận bàn giao.
• Tiền gửi ngân hàng: làm thủ tục tất toán tài khoản tiền gửi hoặc chuyển toàn bộ số dư về tài khoản đơn vị mới trước khi đóng tài khoản.
• Tiền gửi tiết kiệm (nếu có): tất toán các sổ tiết kiệm trước thời điểm bàn giao để chuyển thành tiền mặt hoặc tiền gửi thanh toán bàn giao như trên.
• Tài sản cố định: tiến hành ghi giảm tài sản ở đơn vị cũ và điều chuyển nguyên trạng (hoặc theo thỏa thuận) sang đơn vị mới; lập biên bản bàn giao tài sản cố định.
• Công nợ phải thu, phải trả: lập danh sách chi tiết các khoản nợ và bàn giao nghĩa vụ thu hồi, thanh toán cho đơn vị mới tiếp tục theo dõi, thực hiện.
• Các quỹ công đoàn: xác định số dư các quỹ (quỹ đại diện NLĐ, quỹ HĐ thường xuyên, quỹ đầu tư...) và bàn giao toàn bộ số dư quỹ về đơn vị mới quản lý, hạch toán.
• Tài liệu kế toán: chuyển giao toàn bộ hồ sơ, sổ sách kế toán (còn trong hạn lưu trữ) cho đơn vị nhận để tiếp tục lưu trữ theo quy định.
• Đối với đơn vị công đoàn tiếp nhận (công đoàn cấp trên nhận đơn vị sáp nhập, hoặc LĐLĐ tỉnh nhận LĐLĐ huyện giải thể,...): Phải tổ chức tiếp nhận bàn giao đầy đủ tài sản, tài chính, sổ sách từ đơn vị cũ. Sau khi nhận, đơn vị mới thực hiện hạch toán vào sổ sách của mình:
• Nhập quỹ tiền mặt (ghi phiếu thu tiền mặt) tương ứng số tiền đã bàn giao.
• Ghi tăng số dư tiền gửi ngân hàng bằng số tiền chuyển giao.
• Ghi tăng tài sản cố định nhận điều chuyển.
• Ghi nhận các khoản công nợ phải thu, phải trả để tiếp tục theo dõi thu hồi, thanh toán.
• Ghi nhận các quỹ công đoàn được chuyển giao để quản lý, sử dụng theo quy định.
• Đối với công đoàn cơ sở:
• Nếu CĐCS có tổ chức bộ máy kế toán riêng: khi giải thể hoặc sáp nhập (ví dụ doanh nghiệp giải thể, hoặc chuyển công đoàn về nơi khác), thì thực hiện quyết toán và bàn giao tương tự như một công đoàn cấp trên cơ sở. Tức là cũng khóa sổ, kiểm kê, báo cáo tài chính, và bàn giao tiền, tài sản, công nợ, sổ sách cho công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý.
• Nếu CĐCS không có kế toán riêng (kế toán do cấp trên làm giúp): khi giải thể/sáp nhập, công đoàn cấp trên trực tiếp sẽ chỉ đạo thực hiện quyết toán thu chi đến thời điểm kết thúc hoạt động của CĐCS và tiếp nhận toàn bộ tài chính, tài sản còn lại của CĐCS. Nói cách khác, cấp trên sẽ tiếp quản các quỹ tiền, tài sản của CĐCS giải thể để quản lý hoặc phân bổ lại theo quy định. Việc này phải lập biên bản và xác nhận giữa hai bên.